Die Elkamet Kunststofftechnik GmbH entwickelt und fertigt im mittelhessischen Biedenkopf Spezialprofile, Kraftstoff- und Hydrauliköl-Behälter sowie Leuchtenkörper aus Kunststoff für Kunden in Europa, Asien und Amerika. Durch die stetige Expansion des Unternehmens stieß die eingesetzte Unternehmenssoftware an ihre Grenzen. Veraltete Datenstrukturen und die dadurch nicht durchgängig vorhandene Datentransparenz veranlassten Elkamet sich Ende 2002 nach einem neuen ERP-System umzusehen. Die abas-Business-Software erhielt aufgrund ihrer Flexibilität, Internationalität und Zukunftssicherheit den Zuschlag. Seit dem abas-Systemstart ist die Transparenz bei Elkamet deutlich gestiegen, durch die jetzt zeitnahe Disposition und Organisation konnte der Lagerbestand gesenkt und die Lagerumschlaghäufigkeit gesteigert werden.
Elkamet wurde 1955 als Familienunternehmen gegründet und hat noch heute dieselbe Eigentümerstruktur. Werkstoffkompetenz und verfahrenstechnisches Know-how ermöglicht es dem Unternehmen, Produkte herzustellen, deren physikalische und chemische Werkstoffeigenschaften und Praxistauglichkeit die Anforderungen der Kunden präzise erfüllen. 375 Beschäftigte produzieren in vier Geschäftsfeldern Profile für Autoscheiben und Außenanwendungen wie beispielsweise Zierleisten, Profile für Licht-, Elektro- und technische Anwendungen, Leuchtkörper und Elemente für Außenleuchten und Behälter aus PA und PE für technische Anwendungen am Fahrzeug. Gerade der hart umkämpfte Automotive-Markt bietet mittelständischen Unternehmen wie Elkamet Chancen. Ist ein Unternehmen innovativ, produziert hoch effektiv, trifft die richtigen Standortentscheidungen und kann die von den Automobilherstellern geforderten immer kürzeren Entwicklungszeiten bieten, so profitiert es von den zunehmend global ausgerichteten Automobilkonzernen. Elkamet erfüllt diese Anforderungen. Die eigene Entwicklungsabteilung für Produkt-, Werkzeug- und Betriebsmittelerstellung, der Formen- und Werkzeugbau und die Werkstatt für Wartung, Instandhaltung und Reparaturen, sind Garant für hohe Produktqualität und Kundenzufriedenheit.
IT–Leiter Dr. Ulrich Wolf erinnert sich: „Unser altes System stieß an seine Grenzen. Da es nicht mehr weiterentwickelt wird, war es zunehmend schwierig und teuer, Supportleistungen zu erhalten. Vor Einführung der abas-Business-Software lief in der Disposition Vieles über Excel-Listen, die parallel zum eingesetzten ERP-System gepflegt wurden. Dies führte zu einer zeitintensiven und fehleranfälligen Doppelpflege der Daten. Auch die Transparenz im Unternehmen ließ zu wünschen übrig.“ Und so traf man Ende 2002 die Entscheidung, sich nach einer neuen Unternehmenssoftware umzusehen.
Auf der CeBIT 2002 hatte sich Elkamet bereits über am Markt befindliche ERP-Systeme informiert. Ein Auswahlteam, das aus den Abteilungsleitern und externen Beratern des in Hagen ansässigen AIP-Instituts bestand, führte die Software-Auswahl durch. Hierzu Dr. Wolf: „Wir erarbeiteten mit dem AIP-Institut Checklisten und ein Grob- und Feinkonzept. Anhand der Listen überprüfte das AIP-Institut die in Frage kommenden Systeme bezüglich der Funktionalität. Allerdings gab es für uns weitere, wichtige Kriterien bei der Software-Auswahl, die von AIP für die grundsätzlich geeigneten Systeme extra überprüft wurden. Eine Auswahl nur über Checklisten, die auf Funktionalitäten basieren, könnte kontraproduktiv für jeden innovativen Gedanken sein. Viele unserer Anforderungen, das wussten wir, kommen aus unserem Umfeld, also von unseren Geschäftspartnern und Kunden. Auch galt es, die vier Geschäftsbereiche bei Elkamet optimal miteinander zu verknüpfen. Bei der Auswahl legten wir deshalb großen Wert auf die Flexibilität des Systems. Flexibilität bedeutet für uns die Möglichkeit, betriebsspezifische Eigenheiten einzubringen, ohne allzu weit vom Standard abweichen zu müssen - bei voller Wartbarkeit und Releasefähigkeit des Systems. Hier punktet die abas-Business-Software besonders deutlich.“ Weitere, sogenannte weiche Faktoren, wurden von Elkamet in der Auswahlphase genauestens geprüft.
Aufgrund der Erfahrungen mit dem Altsystem waren dies die Zukunftssicherheit des Anbieters und die Aussagen von Referenzanwendern bezüglich der Alltagseignung der Systeme. Auch sollte der Anbieter, wie Elkamet selbst, aus dem Mittelstand kommen. Abschließend wurden die verbliebenen Anbieter dann nochmals zu Systempräsentationen nach Biedenkopf eingeladen. „Die Präsentationen hatten Workshop-Charakter, das Auswahlteam konnte sich ein genaues Bild über die Leistungsfähigkeit der Systeme machen,“ erinnert sich Dr. Wolf und: „alle verbliebenen Anbieter konnten bei den Präsentationen überzeugen, aber die Präsentation der ABAS Projektierung begeisterte uns. Die Flexibilität der Software, deren Update-Fähigkeit, ein methodisches Einführungskonzept und nicht zuletzt das ausgezeichnete Preis-/Leistungsverhältnis ergaben ein klares Votum für die abas-Business-Software.“
Im Januar 2004 erfolgte der Projektstart. Es galt die hohe Komplexität in der Fertigung bei Elkamet in der neuen Unternehmenssoftware abzubilden. Das Projektteam musste die Schnittmengen der verschiedenen Bereiche erkennen und beim Feinkonzept berücksichtigen.
Bei der Software-Einführung folgte Elkamet dem abas-Projektmanagement, einem methodischen Einführungskonzept, bei dem standardnah und möglichst effizient vorgegangen wird. Eine Projektvereinbarung gibt allen Beteiligten Sicherheit. Die Einführung einer ERP-Software ist Chefsache. Die Geschäftsführung ist oberste Instanz bei der Durchführung des Projekts. Aber auch Projektleiter und Key-User spielen eine zentrale Rolle bei der erfolgreichen Durchführung. Einerseits gilt es das Zusammenspiel des Projekts mit dem Unternehmensumfeld zu gestalten, andererseits muss das Projekt intern organisiert und erfolgreich geführt werden. Alle Aufgaben der einzelnen Teammitglieder sind in der Projektvereinbarung beschrieben. Jeder einzelne Schritt der Software-Einführung wird mit einem umfangreichen Qualitäts- und Kostencheck abgeschlossen.
Parallel zur Schulung der Key-User durch den abas-Partner ABAS Projektierung stieg man bei Elkamet in die hausinterne Schulung ein. Projektleiter Dr. Wolf: „Das zehnköpfige Key-User-Team wurde bei uns im Haus geschult, gleich im Anschluss haben wir uns an unseren Schulungsmandanten gesetzt und geübt. Die Motivation im Team war ausgesprochen hoch. Die Key-User gaben das erlernte Wissen dann kurz vor dem Echtstart an alle Mitarbeiter, die zukünftig mit abas-ERP arbeiten würden, weiter. Das permanente, praxisnahe Wiederholen im Schulungsmandanten hat den Vorteil, dass das Wissen um die neue Unternehmenslösung ständig erweitert und überprüft wird. In Workshops wurden dann die benötigten Anpassungen festgezimmert und auf einem Papier festgehalten, das von jedem Key-User unterschrieben wurde. Dieses Vorgehen bewirkte von Anfang an eine hohe Akzeptanz des neuen Systems bei den Mitarbeitern.“
Unmittelbar nach dem Projektstart fanden auch die ersten Organisationsgespräche statt. Im Lenkungsausschuss, der aus den Projektleitern und der Geschäftsführung von Elkamet und dem Implementierungspartner bestand, wurde die komplette Organisation verabschiedet. Alle Module, von den Stammdaten über Verkauf, Materialwirtschaft, Fertigung bis zum Einkauf wurden auf die Anforderungen angepasst. Ebenso definierte man die Vorgehensweise bei der Stammdatenübernahme und der Gestaltung der Formulare. Dr. Wolf: „Durch die bereits erfolgten Schulungen des Standards ist jeder am Einführungsprojekt Beteiligte mit der neuen ERP-Software vertraut und weiß somit um die Möglichkeiten, die abas-ERP bietet. Vorteil dieses Vorgehens: Sowohl die Implementierer der ABAS Projektierung als auch die zukünftigen Anwender bei Elkamet verstehen sich und sprechen die gleiche Sprache.“
Das Handling der Einführung gestaltete sich nicht immer einfach, galt es doch, die einzelnen Bereiche optimal miteinander zu verzahnen. „Wenn wir beispielsweise eine Leuchtenkugel produzieren, verkaufen wir sie an 30 Kunden, bei einem technischen Behälter sieht es anders aus. Hier haben wir vielfach nur einen Kunden, den wir mit einem individuell gefertigten Produkt beliefern,“ gibt Dr. Wolf zu bedenken.
„Jeder Geschäftsbereich hat andere Fertigungsverfahren und unterschiedliche Vertriebswege. Dies galt es in unserer neuen Unternehmenssoftware optimal abzubilden. Beispielsweise mussten drei Disponenten aus vier Geschäftsbereichen mit unterschiedlichen Anforderungen in einem Dispositionsmodul arbeiten können. Ein entscheidender Vorteil der abas-Business-Software gegenüber anderen Systemen ist hierbei ihre Flexibilität. So mussten wir uns bei der Feinplanung des Systems nicht endgültig festlegen. Wir können jederzeit Änderungen und Anpassungen durchführen, ohne dabei die Releasefähigkeit des Systems zu verlieren.“
Im Vorfeld des Echtstarts wurde die Stammdatenübernahme mehrfach getestet. Auch fanden zahlreiche, teilweise von der ABAS Projektierung moderierte, Durchlauftests statt. Die Elkamet-Projektleitung führte speziell auf den Echtstart abgestimmte Schulungen der Mitarbeiter durch. Am Ende der Vorbereitungsphase wurde der Fahrplan der Software-Umstellung festgelegt. „Der Echtstart am 1.4.2005 verlief alles in allem reibungslos, wir haben die Daten mit Ladern via EDP Import übernommen,“ resümiert Dr. Wolf und: „Teilweise waren Stammdaten nicht richtig eingepflegt, auch die Anpassungen im Etikettendruck waren zeitaufwändig, aber die Produktion stand zu keiner Zeit still und ab dem Stichtag wurden alle Daten, also Auftragseröffnungen, Bestellungen, Warenbuchungen, Betriebsaufträge, der Warenversand, die Disposition in 3 von 4 Geschäftsfeldern und die Finanzbuchhaltung ausschließlich im neuen System gepflegt. Das Altsystem lief lediglich zur Beauskunftung und nicht als Notsystem mit.“
Verbesserungen stellten sich nach dem Systemstart schnell ein. „Es galt unter anderem die Aufgabe zu lösen,“ beschreibt Dr. Wolf die Situation, „den Materialfluss transparenter und organisatorisch sicherer zu gestalten. Insbesondere durch die Aufteilung des Unternehmens in vier Geschäftsbereiche, von denen einer einige Kilometer vom Hauptstandort entfernt liegt, war bisher nicht gewährleistet, dass die benötigten Einsatzmaterialien an den entsprechenden Fertigungsanlagen zur Verfügung standen. Diese wurden „auf Zuruf“ von der Logistik bereit gestellt. Durch die Abbildung der Geschäftsbereiche mit seinen einzelnen Fertigungsstufen in Lagergruppen und die entsprechende Anlage der Dispostammdaten im Artikel, werden heute von der abas-Disposition Umlagerungsvorschläge generiert, die den terminlichen Materialfluss von der einen Fertigungsstufe in die Nächste darstellen. Diese Umlagerungsvorschläge dienen somit als „To Do“ für die Logistik zur Materialversorgung der Fertigung und innerbetrieblichen Transport. Die Logik konnte größtenteils im abas-Standard abgebildet werden. Es wurden nur geringfügige Anpassungen zur Handling-Unterstützung vorgenommen.“
Die wesentlichen Unternehmensprozesse und Workflows sind mittlerweile in der Software abgebildet. Da dies auch zwangsgeführt möglich ist, hat sich der Dokumentationsaufwand im Vergleich zum alten System deutlich verringert. Der Einkauf wird nun zentral über das ERP-System koordiniert. Durch die zeitnahe Disposition konnte der Lagerbestand gesenkt und die Lagerumschlaghäufigkeit gesteigert werden. Der schnellere Zugriff auf Daten hat die Auskunftsfähigkeit und Transparenz im gesamten Unternehmen gesteigert. Auf Grund der Durchgängigkeit der neuen Lösung entfallen zeitaufwändige und fehleranfällige Doppeleingaben. Ein weiterer Vorteil der neuen gegenüber der alten Lösung ist deren ausgezeichnete Ergonomie. Dies lässt sich durch die „schnelle Lernkurve“ belegen, die auch EDV-unerfahrene Mitarbeiter bei Elkamet an den Tag legen.
Elkamet beliefert auch Automobilhersteller. Daher wird man zukünftig die vielfältigen in der abas-Business-Software integrierten EDI-Funktionalitäten nutzen.
Dr. Wolf: „Der Einsatz von EDI bietet uns die volle Kontrolle des gesamten Waren-, Daten- und Geldflusses. Dadurch ist unser flexibles Partnernetzwerk ganzheitlich steuerbar. Die Automobilbranche bildet ein komplexes System, das eine eng strukturierte Zulieferkette mit mehreren Ebenen effizient organisieren muss. Dabei ist der Waren- und Informationsfluss von entscheidender Bedeutung. So werden wir zukünftig beispielsweise Lieferabrufaufträge über die Schnellerfassungsmaske im Dialog erstellen, die Lieferabrufe im Abgleich Lagerbestand alt zu neu darstellen und die Versandplanung direkt aus den Feinabrufen generieren.
Auch die in abas-ERP integrierte Packmittelverwaltung wird zu einer deutlichen Entlastung der Versandabteilung beitragen. Geplant ist u.a. die Definition der Packmittelvorschriften der Kunden schon im Rahmenauftrag. Hier wird dann auch gleich ein Vorschlag der Packmittelstruktur bei der Versandplanung generiert.“
Elkamet betreibt auch einen Produktionsstandort in Tschechien. Hier wird man zukünftig ebenfalls mit EDI und der tschechischen Version der abas-Business-Software arbeiten.
Derzeit sind bei elkamet 65 Bildschirmarbeitsplätze im Einsatz. Die Anwender in der Produktion und der Verwaltung arbeiten mit der abas-Business-Software auf PC unter Windows. Alle Module der Software (Produktionsplanung und -steuerung, Waren- und Materialwirtschaft, Lagerwesen, Disposition, Fertigung, Verkauf mit Auftragswesen, Einkauf mit Bestellwesen sowie Rechnungswesen) wurden eingeführt.
Die Elkamet Kunststofftechnik GmbH entwickelt und fertigt im mittelhessischen Biedenkopf Spezialprofile, Kraftstoff- und Hydrauliköl-Behälter sowie Leuchtenkörper aus Kunststoff für Kunden in Europa, Asien und Amerika. Elkamet-Produkte setzen qualitative Maßstäbe für Kunststoffbauteile mit überlegenen Werkstoffeigenschaften. Elkamet wurde 1955 als Familienunternehmen gegründet und hat noch heute dieselbe Eigentümerstruktur.
Werkstoffkompetenz und verfahrenstechnisches Know How ermöglichen es dem Unternehmen die Entwicklung von Kunststoffen und die Herstellung von Produkten, deren physikalische und chemische Werkstoffeigenschaften und Praxistauglichkeit die Anforderungen der Kunden präzise erfüllen. Dieser hohe Grad an Spezialisierung ist ein Ergebnis von Fertigungs- und Verarbeitungsverfahren, die exakt auf die Kunden-Bedürfnisse zugeschnitten sind.
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